Eine große Anzahl an Infor­ma­tionen, in kürzester Zeit vermittelt von unter­schied­lichen Speakern – das ist das Ziel der Round-Table-Veran­staltung. Gäste werden auf kleine Gruppen­tische verteilt und erhalten in diesem persön­lichen Setting Vorträge von reihum wechselnden Speakern. Eine höchst dynamische Unter­neh­mer­ver­an­staltung nach den Regeln des Speed-Datings – nur mit weniger weitrei­chenden Konsequenzen.

Sichere Planung sorgt für einen reibungs­losen Ablauf 

Die Größe einer Round-Table-Veran­staltung kann problemlos skaliert werden: Bei je maximal 6 Gästen an jedem Tisch lassen sich Anord­nungen (Layouts) aus 3, 6 oder 9 Tischen erzeugen. Dazu kommt pro Tisch ein Speaker.

Welche Speaker passen zum Speed-Dating für Familienunternehmer?

Um die Dynamik der Veran­staltung aufrecht zu erhalten, wechseln die Speaker alle 20 Minuten von einem Tisch zum nächsten. Dementspre­chend müssen sie in der Lage sein, ihre Infor­ma­tionen präzise aber zeitsparend vorzu­tragen. Wirklich gute Speaker bieten sogar in 10 Minuten ausrei­chend Infor­ma­tionen, um noch eine lebendige 10-minütige Diskussion am Tisch anzustoßen.

Eine Frage des Layouts

Runde Tische fördern unkom­pli­zierte Diskus­sionen und vermeiden striktes Hierar­chie­denken bei den Gästen. Stellen Sie diese Tische außerdem alle im selben Raum in der Bank auf, verhindert dies Verwir­rungen beim fliegenden Wechsel der Speaker.

Sie können außerdem Themen-Tische aus gleich­ar­tigen Gästen bilden, um die Vorträge präziser auf die jeweilige Branche anzupassen. Dazu lassen Sie Gäste im Vorfeld auf Frage­bögen 3 Themen ankreuzen, für die sie sich inter­es­sieren. Rotieren Sie dann die Speaker nur innerhalb thema­tisch passender Tisch­gruppen, können Sie auf ein- und derselben Veran­staltung indivi­duell relevante Mehrwerte bieten.

Feste Struk­turen für nahtlosen Ablauf 

Round-Table-Veran­stal­tungen sollten relativ straff organi­siert werden, denn der konti­nu­ier­liche Wechsel mehrerer Speaker zwischen den Tischen muss reibungslos vonstatten gehen. Ich empfehle folgenden Ablauf:

  • 9:00 bis 9:30 – Begrüßung und Erklären der Prozedur
  • 9:30 bis 10:35 – Runde 1 (3 Vorträge je Tisch und 5 Minuten Puffer)
  • 10:35 bis 11:00 – Pause mit Häppchen
  • 11:00 bis 12:05 – Runde 2 nach bekanntem Muster
  • 12:05 bis 13:00 – Mittag­essen (Buffet für ungezwungene Stimmung)
  • 13:00 bis 14:05 – Runde 3 nach bekanntem Muster
  • 14:05 bis 14:30 – Abschlie­ßendes „Come-Together“

Finden sich nur genug geeignete Referenten für 6 oder 3 Tische, kann man einzelne Vortrags­runden aus dem Ablauf heraus­nehmen – und soll die Veran­staltung nachmittags statt­finden, wird die Struktur einfach auf den Zeitraum zwischen 14:00 und 19:30 übertragen.

Als Veran­stalter ist es Ihre vornehm­liche Aufgabe, den Wechsel der Speaker zu koordi­nieren: Sagen Sie 5 Minuten und 1 Minute vor jedem Wechsel die Zeit an, damit sich die Speaker daran orien­tieren können. Ist es dann Zeit für die Rotation, läuten Sie diese mit einem lauten Klingeln ein – das sorgt für eine einzig­artige Dynamik und gute Stimmung.

Neun Vorträge in drei Stunden 

Die Round-Table-Veran­staltung ist ideal geeignet, um ein breites Spektrum an Infor­ma­tionen zu übermitteln, ohne dabei die Aufmerk­samkeit der Anwesenden zu überlasten. Gäste erhalten echte Mehrwerte, während Speaker ihre Quali­täten einem breiten Publikum vorstellen können.

Die Round-Table-Veran­staltung kann außerdem zur thema­ti­schen Orien­tierung oder als Vorge­schmack auf längere, tiefgrei­fendere Vorträge dienen. Beispiels­weise zur idealen Vorbe­reitung auf die „Unter­neh­mer­woche“, die ich Ihnen im kommenden Artikel näher beschreiben werde.

Kontakt

Dirk Wiebusch
info@ifuf.de

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