Wer den Planungsaufwand nicht scheut, bietet mit einer mehrtägigen Veranstaltung Kunden sowie Nicht-Kunden tiefgreifende Informationen und profiliert sich als verlässlicher Partner. Geschickt organisiert eröffnet die Unternehmerwoche Ihnen Montag bis Freitag (oder zumindest über mehrere Tage) gigantische Netzwerkmöglichkeiten.
Erfolg durch richtige Planung
Damit bei einer Woche geballter Informationen weder Sie noch ihre Gäste den Faden verlieren, sollten Sie zunächst ein Veranstaltungsmotto aufstellen. Ähnlich wie bei einer Messe sorgt dieses Motto für thematische Konsistenz innerhalb der maximal 20 bis 25 Einzelthemen, zu denen Sie Vorträge und Workshops vieler unterschiedlicher Speaker anbieten.
Ein Tipp: Merken Sie schon bei diesem ersten Schritt, dass die Planung der Veranstaltung zu komplex wird, können Sie auch eine externe Eventagentur damit beauftragen.
Der erste Schritt: Themenfindung
Bei der Auswahl von Motto und Einzelthemen sollten Sie auf ein zielgruppengerechtes Programm achten. So könnten Sie beispielsweise Vorträge oder Workshops zum Thema Unternehmensnachfolge für die Unternehmerfamilie, Fremdmanager und Investoren separat ausarbeiten. Das erlaubt den Gästen außerdem, verschiedene Sichtweisen auf dieses Thema zu erkunden. Erfahrungsgemäß ist es besonders sinnvoll, zu Beginn der Woche Großthemen für alle Gäste aufzubereiten und diese in späteren Vorträgen oder Workshops in zielgruppenspezifischere Teilthemen herunterzubrechen.
Besonders wichtig bei allen Themen: Achten Sie darauf, dass Workshop-Veranstaltungen immer praxisbezogen sind und tatsächliche Lösungen zu bestimmten Themenkomplexen erarbeitet werden.
Zeitplanung auf einem anderen Level: Der Ablauf der Woche
Bei der Planung der Unternehmerwoche gilt es, gleich mehrere Veranstaltungen so zu organisieren, dass sie parallel stattfinden. Ein sinnvoller Zeitplan gibt auch den Gästen Planungssicherheit:
- Beginn und Ende der Woche werden durch eine Eröffnungs- beziehungsweise Abschlussveranstaltung eingerahmt. Gestalten Sie diese ruhig etwas umfassender und profilieren Sie Ihr Finanzinstitut.
- Beginnen Sie jeden Veranstaltungstag um 10:00 und beenden Sie ihn um 17:00 – so bleibt morgens noch etwas Zeit für die Arbeit im Büro.
- Kein Vortrag oder Workshop sollte insgesamt länger als 2 Stunden in Anspruch nehmen.
- Planen Sie bei Vorträgen 90 Minuten Vortragszeit und 30 Minuten anschließende Diskussionen ein.
Organisieren Sie Vorträge und Workshops so, dass sie mehrere Male in der Woche wiederholt werden – Findet dann ein interessanter Vortrag parallel zu einem anderen statt, haben Ihre Gäste die Flexibilität, beide zu besuchen.
Wie viel das wieder kosten wird…
Als Veranstalter einer Unternehmerwoche müssen Sie für bis zu 5 Tage ein siebenstündiges Programm mit hochkarätigen Speakern organisieren. Dazu kommen noch Kosten für Verpflegung, sowie für mehrere Räume, die sie zu diesem Zweck in einem Tagungszentrum oder Hotel anmieten sollten. Doch mit zwei erprobten Tipps zur Refinanzierung lassen sich die Ausgaben in Grenzen halten:
- Tages- oder Wochenpässe: Verkaufen Sie ‚Eintrittskarten‘ zur Unternehmerwoche, hilft dies nicht nur bei der Refinanzierung, sondern hält auch Gäste fern, die kein ernsthaftes Interesse an einer weiteren Zusammenarbeit haben.
- Sponsoring-Pakete: Interne oder externe Kooperationspartner können sich gegen eine Gebühr eine Woche lang über verschiedene Ausstellungsmöglichkeiten vor den versammelten Familienunternehmern promoten.
Zur besseren Planbarkeit der Unternehmerwoche sollten Sie außerdem darüber nachdenken, mit Voranmeldungen zu arbeiten. Das gibt Ihnen auch wertvolle Informationen darüber, welche Themen momentan für welchen Gast von besonderem Interesse sind – dort können Sie nach der Unternehmerwoche charmant ansetzen.
Der Aufwand lohnt sich
Das mag alles nach viel Aufwand klingen – nicht umsonst gilt die Unternehmerwoche als Königsdisziplin der Unternehmerveranstaltungen. Doch mit geschickter Planung wiegen ihr Networking-Potential sowie der Zugewinn an Image und langfristiger Kundenbindung diese Mühen wieder auf.
Wer seinen Gästen eine spannende und thematisch kostbare Veranstaltung bieten möchte, aber keine ganze Woche stemmen kann, der erfährt wiederum in meinem kommenden Artikel mehr über eine besonders proaktive Form der Unternehmerveranstaltung: Eine Veranstaltung, bei der die Mitarbeiter die Themen auswählen.
Kontakt
Dirk Wiebusch
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