Haben Firmen­kun­den­be­rater wirklich zu wenig vertriebs­aktive Zeit?

Wir nähern uns mit großen Schritten dem Jahresende – und damit auch den Vertriebs­zielen für nächstes Jahr, die zum jetzigen Zeitpunkt schon in den Start­lö­chern stehen. Im Rahmen ihrer Planung gibt es in vielen Insti­tuten immer wieder ein wichtiges Thema: „Die Firmen­kun­den­be­rater haben zu wenig vertriebs­aktive Zeit!“ Doch stimmt das überhaupt? Und wenn ja, was lässt sich dagegen tun? Finden wir es heraus!

Was zählt als vertriebs­aktive Zeit?

In den Insti­tuten gibt es sehr unter­schied­liche Inter­pre­ta­tionen davon, was „vertriebs­aktive Zeit“ eigentlich ist. Insbe­sondere zwischen Beratern, Führungs­kräften und Vorständen kann es dann zu Missver­ständ­nissen kommen, da alle drei ihre eigene Definition haben, aber alle verwenden den Begriff in der Annahme, dass die eigene Definition von allen geteilt würde.

Wenn Sie mich persönlich fragen, was eigentlich vertriebs­aktive Zeit ist, würde ich Ihnen eine einfache Definition liefern: „Ich habe Zeit, aktiv Vertrieb zu machen.“ Da ich Geschäfts­führer des Instituts Für Unternehmer­Familien (IFUF) bin und dadurch nicht nur in Kontakt mit Unter­nehmern stehe, sondern auch selbst als Unter­nehmer handele, weiß ich: Das ist auch die Definition, die Top-Unter­nehmer an die „vertriebs­aktive Zeit“ anlegen. Aber der Knack­punkt ist: Wir Unter­nehmer setzen die Betonung auf „aktiv“! Wir meinen also nicht die Zeit, die man als Berater braucht, um ans Telefon zu gehen, wenn es klingelt – denn das ist reaktiv. Wir meinen vor allem diese drei wichtigen Punkte des aktiven Vertriebs:

• aktive Kaltak­quise bei neuen Zielkunden 
• aktiv auf Bestands­kunden zugehen, um einen bestehenden Vertriebs­ansatz (Wieder­vorlage) weiterzutreiben 
• aktiv auf Bestands­kunden zugehen, bei denen Vertriebs­po­ten­ziale (z.B. in den Unter­lagen) identi­fi­ziert werden konnten, obwohl noch kein Vertriebs­ansatz besteht.

Nehmen Sie also alles raus, was lediglich passives Reagieren auf den Kunden ist, merken Sie eventuell jetzt schon, wie wenig wirklich aktiver Vertrieb noch im Alltag umgesetzt wird. Und ob dies an mangelnder Zeit liegt, wollen wir uns im Folgenden erschließen.

Gute Gründe, warum aktuell zu wenig vertriebs­aktive Zeit besteht

In meinen Coachings, Trainings und Gesprächen mit Firmen­kun­den­be­ratern (FKB), Führungs­kräften und Vorständen höre ich immer wieder, dass zu wenig Zeit für den aktiven Vertrieb bleibt. Und die Gründe, die dafür angebracht werden, sind durchaus nachvollziehbar:

Mehr Aufgaben

Viele Geschäfts­be­reiche sind bereits stark durch­di­gi­ta­li­siert und standar­di­siert. Aber das bedeutet auch, dass alles, was zu komplex ist, um es zu standar­di­sieren, bei den Firmen­kun­den­be­ratern auf dem Tisch landet. Dementspre­chend länger und inten­siver müssen sie sich mit jeder Arbeit ausein­an­der­setzen. Das kann übrigens auch dazu führen, dass es für die Kollegen von außen so aussieht, als hätte der FKB ja nichts zu tun, denn sie sehen nicht, wie viel Arbeit in den „paar kleinen Aufgaben“ steckt, die er auf dem Schreib­tisch hat. Sie sehen nur, dass der Firmen­kun­den­be­rater an “nur” drei Aufgaben arbeitet – und früher waren es zehn.

Weniger Assis­tenzen

Viele Institute haben in der Vergan­genheit versucht, durch das Einsparen von Assis­tenzen Perso­nal­kosten zu sparen. Wie ich schon in einem Artikel zu dem Thema ausführe, hat das letztlich nur dazu geführt, dass viele der Aufgaben der Assistenz jetzt direkt von den FKB übernommen werden – es bleibt also noch weniger vertriebs­aktive Zeit.

Mehr Bürokratie

Eine der deutlichsten Entwick­lungen der letzten Jahre ist, dass die Institute viele Bearbei­tungen direkt beim FKB abgeladen haben. Statt die fallab­schlie­ßende Bearbeitung zum Beispiel bei der Markt­folge Aktiv zu belassen, wird sie nun direkt „im Markt“ erledigt. Mit anderen Worten: Die Firmen­kun­den­be­rater haben nun mehr Bürokratie auf dem Tisch und dafür weniger Zeit für proaktive Kundenkontakte.

Verzö­ge­rungen bei der internen Zusammenarbeit

In vielen Fällen höre ich von Firmen­kun­den­be­ratern, dass die Markt­folge Aktiv die Prozesse verlangsamt und sich dementspre­chend die Geschäfte in die Länge ziehen. Ironi­scher­weise höre ich dasselbe von der Markt­folge Aktiv über die FKB. Das liegt auch daran, dass in vielen Insti­tuten immer noch nicht ausrei­chend geklärt wurde, was ein Standard­prozess sein sollte und was als Einzelfall behandelt wird.

Zu viele Anfragen

Der Firmen­kun­den­be­rater ist durch seine exponierte Stellung der Kontakt­punkt zwischen Institut und Unter­nehmer. Das sorgt dafür, dass der FKB bei entspre­chend umfang­reichen Kunden­ver­bünden ständig Aufgaben für Dritte zu erledigen hat. Entweder lässt man dafür die vertriebs­aktive Zeit schleifen, oder man entwi­ckelt sich vom Kontakt­punkt zum Nadelöhr. 

Unwichtige Meetings

Zu viele interne Bespre­chungen schneiden ein großes Stück aus der vertriebs­ak­tiven Zeit – oder anders gesagt: Sie füllen das Zeitpensum auf mit Diskus­sionen zu weniger wichtigen Themen. Ein grob verein­fachtes Beispiel: Wenn 10 FKB mit je 100.000 Euro Vollkosten in 1.600 Stunden p.a. nur jeweils 15 Minuten pro Gespräch über Themen disku­tieren, die gar nicht auf der Agenda stehen, dann gehen hier knapp 15.625 Euro Volumen verloren. Bei 40 x p.a. unwich­tigen Diskus­sionen in Wochen­be­spre­chungen wären das 625.000 Euro Geschäfts­vo­lumen (bei 1 % Marge), die unnötig „verplaudert“ werden.

„Kannst du mal schnell (alter­nativ: mal eben) …“

Mini-Aufgaben schneiden stärker in die zeitliche Organi­sation, als man annehmen mag. Wenn die Kollegen „mal eben schnell“ was von einem brauchen, dann hilft man selbst­ver­ständlich, auch wenn die Kollegen das auch selbst erledigen könnten. Aber regel­mäßige Kleinst­auf­gaben summieren sich im Jahr auf und rauben dem FKB Zeit, die er aktiv mit dem Kunden verbringen könnte.

Großraum­büros lenken ab

In Verbindung mit dem letzten Punkt: Großraum­büros bringen vielleicht in einigen Unter­nehmen und Branchen eine gute Arbeits­at­mo­sphäre – aber mit ihnen kommt perma­nente Ablenkung, wenn man als FKB eigentlich die Ruhe braucht, um viele komplexe Themen gleich­zeitig zu jonglieren. Deshalb bin ich persönlich ein Fan von 2‑Mann- oder Einzel­büros für Firmenkundenberater.

Unnötige E‑Mails und ständig in „CC“

Ständig bei allen E‑Mail-Konver­sa­tionen mit dabei zu sein, auch wenn es einen selbst gar nicht betrifft – auch das kostet Zeit. Wenn man am Morgen 20 E‑Mails im Posteingang hat, aber bei 17 davon ist man nur dabei, weil sich jemand dachte „besser zu viele anmailen als zu wenige“, dann lenkt das effektiv nur ab und nimmt einem die wichtige vertriebs­aktive Zeit.

Wenig sinnvolle Vorgaben

Die Vertriebs­steuerung will den Vertrieb steuern – ein nachvoll­zieh­bares Ansinnen. Aber Unter­nehmer lassen sich nicht steuern. Das sorgt dafür, dass die Firmen­kun­den­be­rater in vielen Insti­tuten ständig Listen bekommen, die sie abarbeiten müssen, die jedoch in Bezug auf die Unter­nehmer nicht immer schlüssig, sinnvoll oder vollständig zu sein scheinen. Auch mit Blick auf den Zeitpunkt wann und bis wann dann alles mit dem Kunden besprochen werden soll.

Das hat oft damit zu tun, dass in der Vertriebs­steuerung Mitar­beiter mit Erfahrung aus dem Privat­kun­den­be­reich sitzen und davon ausgehen, dass Unter­nehmer sich genauso steuern lassen wie Privat­kunden. Da wird dann beispiels­weise vorge­geben, dass man mindestens 4 Mal Kontakt mit dem Unter­nehmer haben muss – doch gibt es überhaupt 4 sinnvolle Anlässe? Oder kostet es letztlich nur dem Unter­nehmer sowie dem Berater Zeit, die mit wichti­geren Themen verbracht werden könnte?

Keine klare Portfolio-Struktur

Viele FKB haben immer noch große Misch­port­folios, in denen vom Handwerks­be­trieb bis zum Großun­ter­nehmen alles drinsteckt. Sich in alle diese Bereiche einzu­ar­beiten und die vielen unter­schied­lichen Geschäfts­mo­delle zu verstehen braucht deutlich mehr Zeit, als wenn der Berater sich auf ein Portfolio bestehend aus ähnlichen Branchen und Unter­neh­mens­größen spezia­li­sieren könnte.

Sonderfall: das Verwahrentgelt

Gerade in Bezug auf das Verwah­rentgelt haben sich rigide Maßgaben und feste Deadlines als Zeitfresser entpuppt. Und zwar immer dann, wenn man als FKB die Vorgabe hat, mit dem Unter­nehmer „bis zum X.“ über das Verwah­rentgelt zu sprechen. Diese Aufgabe haben die Firmen­kun­den­be­rater bislang gut gelöst, aber es hat auch viel Zeit gekostet, dieses Thema in den Termin­ka­lender zu „quetschen“ – vor allem, wenn der Unter­nehmer eigentlich gerade gar keinen Kopf dafür hatte. Oder das Thema für ihn eventuell bald ohnehin irrelevant wird, da er in ein bis zwei Jahren die Firma verkaufen wird.

Tipp: Nutzen Sie die oben genannten Punkte als praktische Check­liste für sich: Markieren Sie die Überschriften zu den Themen, bei denen es aktuell noch hakt, in Rot. Und in Gelb die Überschriften zu Themen, bei denen es noch das ein oder andere Optimie­rungs­po­tential gibt. Themen­ge­biete, die Sie bereits für sich vollständig gelöst haben, können in Grün markiert werden.

An welchen Stellen lässt sich noch legitim Zeit für den aktiven Vertrieb einsparen?

Neben all den genannten guten Gründen dafür, warum sich Firmen­kun­den­be­rater heutzutage so gehetzt fühlen, wenn es um die vertriebs­aktive Zeit geht, gibt es aller­dings auch einige Punkte, bei denen man ansetzen kann, um sich proaktiv wieder Zeit einzu­räumen. Denn es ist legitim, auf andere zu zeigen und zu sagen: „Hier wird mir Zeit gestohlen!“ Aber bevor man das tut, sollte man sich zunächst selbst fragen: Gibt es vielleicht bei mir selbst auch Möglich­keiten, die eigene verfügbare Zeit zu optimieren?

• Ich stelle immer wieder fest, dass Firmen­kun­den­be­rater – selbst in der heutigen von Computern, Tablets und Smart­phone bestimmten Zeit – noch immer Schwie­rig­keiten haben, die hauseigene EDV oder sogar einfach nur den eigenen Computer zu bedienen. Natürlich: Hauseigene EDV-Systeme sind oft sperrig und komplex. Aber unter­schätzen Sie nie, wie viel Zeit sich einsparen lässt, wenn man alltäg­liche Arbeiten am PC im Handum­drehen durch­führen kann, statt sich jedes Mal fragen zu müssen, welcher Tastatur-Shortcut für welche Funktion zuständig ist. 
• Das Zeitma­nagement kann in vielen Fällen noch deutlich optimiert werden. Denn Zeitma­nagement bedeutet in erster Linie Priori­tä­ten­ma­nagement. Hier ein Tipp zur Organisation: 

• Wir haben oben bereits über Ablen­kungen gesprochen (E‑Mails, Großraum­büros, Mini-Aufgaben für Kollegen). Doch es gibt auch für Sie selbst Optimie­rungs­mög­lich­keiten, wenn es darum geht, sich selbst nicht ablenken zu lassen. Definieren Sie für sich selbst, welche „Ablen­kungen“ Sie nicht ignorieren können (oder dürfen) und bei welchen Sie klare Kante zeigen können. Dazu gehört es auch, mal höflich zu sagen: „Damit kann ich mich gerade zeitlich nicht beschäftigen.“ 
• Lassen Sie sich nicht treiben! Haben Sie zum Beispiel eine Liste von der Vertriebs­steuerung erhalten, die Sie abzuar­beiten haben, dann bereiten Sie sich auf das Gespräch mit der Vertriebs­steuerung vor. Wenn Sie mit entspre­chender Vorbe­reitung in das Gespräch gehen, dann haben Sie eventuell auch die nötigen Argumente parat, um die Liste doch noch in machbare Vorgaben umschreiben zu lassen. Können Sie Ihren eigenen Stand­punkt nicht verar­gu­men­tieren, müssen Sie sich eventuell von der Vertriebs­steuerung „treiben“ lassen, ohne selbst Einfluss auf die Richtung zu haben. 
• Sie können viele unnötige Diskus­sionen mit der Markt­folge Aktiv gleich im Keim ersticken, wenn Sie alle Unter­lagen vollständig beim Unter­neh­mer­kunden einholen. Möchte der schon zum wieder­holten Male eine neue Maschine anschaffen, dann wissen Sie mittler­weile ja, welche Unter­lagen die Markt­folge Aktiv benötigt. Stecken Sie mehr Zeit in die Aufbe­reitung der Unter­lagen, dann sparen Sie eventuell deutlich mehr Zeit für Rückfragen oder ein Hin und Her mit Markt­folge Aktiv und Unternehmer. 
• Wer mit Leiden­schaft dabei ist, der arbeitet auch effizi­enter. Haben Sie also keine Angst, sich auch mal selbst zu fragen: Passe ich von meiner Typologie her eigentlich zu den Segmenten, die ich betreue? Oder habe ich es mit Branchen und Kunden zu tun, deren Anfor­de­rungen ich eigentlich nur gezwun­ge­ner­maßen erfülle (inklusive der daraus intern entste­henden Prozesse, Abläufe und Anfor­de­rungen)? Es ist eine Chance, mit der Führungs­kraft darüber zu sprechen, dass man eigentlich charak­terlich und vom Interesse her zu einem anderen Kunden­segment oder Aufga­ben­be­reich passt. Denn wenn man sich jedes Mal zwingen muss, Interesse und Begeis­terung z.B. für die Akquise aufzu­bringen, dann gehen alle Arbeiten schwerer von der Hand – und das kostet Zeit. 

All diese Punkte mögen auf Sie wie minimale Ablen­kungen wirken. Doch die Wahrheit ist: Selbst kleine EDV-Probleme oder gelegent­liche unnötige Rücksprachen mit der Markt­folge Aktiv können sich über das Jahr zu statt­lichen Stunden­zahlen aufsum­mieren – Stunden, die man besser aktiv mit dem Kunden verbracht hätte. Hier ein paar Beispiele für echte Produktivitätskiller:

Sechs handfeste Tipps zum Zeitsparen

Es gibt viele Gründe, warum man als FKB wenig vertriebs­aktive Zeit hat. Und es gibt einige Punkte, bei denen man leicht Zeit einsparen könnte, um die in den Kunden­kontakt zu stecken. Schauen Sie sich doch einmal selbst auf die Finger und prüfen Sie, welcher der folgenden Punkte für Sie zu einer größeren Zeitein­sparung führen könnte:

1. Spiel­regeln festlegen: Signa­li­sieren Sie klar, wenn Sie keine Zeit für jemanden haben – das gilt auch für Führungs­kräfte und sogar für Kunden und Ihre eigenen Vorstände. Hängen Sie zum Beispiel ein „ich bin beschäftigt bis …“-Schild an Ihre Bürotür. Das macht klar, dass Sie keine Zeit haben, kommu­ni­ziert aber auch eindeutig, wann Sie dann wieder verlässlich erreichbar sind. 
2. Kleinere Ablen­kungen gibt es auch an Orten, wo man sie nicht sehen kann, da man sich so sehr an sie gewöhnt hat. Also schalten Sie auch mal das Handy und die Smart­watch aus. Oder zumindest auf „bitte nicht stören“, sodass es nur bei wirklichen Notfällen klingelt. 
3. Gleiches gilt für E‑Mails. Wenn Sie konzen­triert an etwas arbeiten müssen, dann drehen Sie einfach mal die Lautsprecher leise, um nicht ständig durch das „Ping“ einer neuen Mail aus der Konzen­tration gerissen zu werden. Oder stellen Sie Ihr E‑Mail-Programm so ein, dass nur noch bei wichtigen Mails Notifi­ka­tionen durchkommen. 
4. Richten Sie Ihr Augenmerk darauf, ob bestimmte Bespre­chungen oder Seminare eigentlich vom Thema her relevant für Sie sind. Fragen Sie zum Beispiel vorher mal nach einer Agenda oder Inhalts­be­schreibung, um sehen zu können, ob es Ihre Zeit wirklich wert ist.
5. Organi­sieren Sie Ihr Zeitma­nagement ähnlich, wie Sie Ihre Mails sortieren. Also nach Priorität, Deadline und Auftrag­geber. Dann werden zunächst die notwen­digen, aber unange­nehmen Dinge abgear­beitet – und so weiter. 
6. Arbeiten Sie intern und extern mit fixen Terminen. Möchte ein Kollege zum Beispiel kurz Ihre Aufmerk­samkeit, während Sie konzen­triert an etwas arbeiten, dann geben Sie ihm einen Termin, zu dem Sie dann auch verlässlich erreichbar sind. Oder bitten Sie ihn, eine E‑Mail dazu mit allen relevanten Infor­ma­tionen zu schicken. Sie werden sich wundern, wie viele Kleinig­keiten sich dann doch selbst erledigen – das nennt man übrigens „Rückde­le­gieren“.

Tipp: Ich persönlich komme gut damit zurecht, in dem ich einige eher langweilige oder unange­nehme notwendige Aufgaben direkt morgens erledige. Gemäß dem Motto: „Eat the frog first“. Dann ist es weg und man kann sich den ganzen Tag auf anderes konzentrieren.

Schaffen Sie sich die Zeit für den aktiven Vertrieb!

In einer Zeit, in der sich die Finanz­pro­dukte immer weiter angleichen und alles standar­di­siert wird, ist der aktive Kunden­kontakt wichtiger denn je. Denn nur durch ein effek­tives Mensch zu Mensch (MzM) können Sie den subjek­tiven Wohlfühl­faktor herstellen, der es Ihrem Institut ermög­licht, sich gegenüber der Konkurrenz durchzusetzen.

Als Firmen­kun­den­be­rater haben Sie also zwischen Digita­li­sierung und Assis­ten­zen­abbau viel zu tun. Und ich weiß, dass da nicht immer viel vertriebs­aktive Zeit übrig bleibt. Aber ich hoffe, dass dieser Artikel den einen oder anderen wertvollen Impuls gibt. Denn es gibt auch Zeitfresser, die Sie selbst optimieren können, um bei Ihren Kunden am Ball zu bleiben. Denn vertriebs­aktive Zeit muss geschaffen werden – von den Vorständen, den Führungs­kräften, den Kollegen – aber auch von Ihnen selbst. Denken Sie immer daran: Sie arbeiten in einem Segment, das nicht nur zukunfts­sicher ist, sondern auch noch zu den spannendsten Arbeits­be­reichen überhaupt gehört. Doch das erfordert von Ihnen ein Zeitma­nagement auf höchstem Niveau. So lassen sich die Gespräche mit dem Unter­nehmer dann nicht nur „abarbeiten“, sondern richtig genießen!

Kontakt

Dirk Wiebusch
info@ifuf.de

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