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Seit Längerem beobachte ich einen aus meiner Sicht sehr positiven Trend: Personalabteilungen werden zunehmend vom reinen Stammdatenverwalter zum Game-Changer für ein nachhaltiges Personalmanagement. Neulich wurde ich durch ein sehr konkretes Beispiel aus unserer Mandantschaft erneut darauf aufmerksam gemacht. Ich war als Gründer und Geschäftsführer des Instituts Für UnternehmerFamilien (IFUF) zum Gespräch bei einem unserer Unternehmer-Mandanten aus dem Mittelstand. Er schafft es trotz des allgegenwärtigen Fachkräftemangels seit Jahren, Personalprobleme erfolgreich und nachhaltig zu vermeiden. Der Schlüssel ist eine eigene Personalabteilung – obwohl das bei seiner Unternehmensgröße eher ungewöhnlich ist. Warum sich eine solche Abteilung trotzdem auszahlt und welchen Mehrwert Sie daraus ziehen können, möchte ich Ihnen in diesem Artikel näherbringen.
Von wegen Fachkräftemangel! Es fehlt häufig an Strategie und klarer Aufgabenteilung
Im Gespräch mit dem Unternehmer war ich überrascht, zu hören, dass er bereits vor Jahren eine eigene Personalabteilung in sein Unternehmen integriert hatte. Für sein Produktionsunternehmen mit rund 9 Millionen Euro Jahresumsatz beschäftigt er zwar nur eine überschaubare Mitarbeiterzahl – hat aber dennoch zwei Personen speziell für das Personalmanagement. Er erklärte mir, dass diese Personen drei ganze wesentliche Aufgaben erfüllen:
- Beisitzer in Geschäftsführungs- und Managementrunden bei mittelfristigen Planungshorizonten (12–24 Monate)
- Klassische Administration und Organisation (die übliche Sachbearbeitung)
- Personalentwicklung inklusive individuellem Entwicklungsplan für jeden einzelnen Mitarbeiter, vom Azubi bis zum Unternehmensveteran
Die Personalabteilung ist im Unternehmen also nicht bloß die zentrale Verwaltungsstelle für Mitarbeiter-Stammdaten. Administrative Aufgaben entfallen dadurch zwar nicht, aber die Personalabteilung kann dennoch „vertrieblich“ auftreten und sich strategisch der Mitarbeiterakquise und der Pflege des bestehenden Mitarbeiterstamms widmen.
Wichtige Synergie: Personalmanagement schafft Ressourcen auf Management-Ebene
Die Personalabteilung ist kostenintensiv, da im Gegensatz zum Vertrieb keine direkt zuzuordnenden Erträge vorhanden sind. Allerdings entbindet sie das Management auch von zeitintensiven Aufgaben. Das Finden, Sichten und Vorauswählen neuer Mitarbeitender fällt beim Unternehmer also in den Verantwortungsbereich der Personalabteilung, damit die Führungskräfte sich dann mit gezielt ausgewählten Kandidaten beschäftigen können.
Die Führungskräfte sind damit zwar nicht komplett vom Tagesgeschäft getrennt, werden aber zumindest entlastet und können ihren eigentlichen Kernaufgaben mehr Aufmerksamkeit zukommen lassen: Die Führungskräfte führen tatsächlich!
Die Personalabteilung tritt dagegen zunehmend wie ein Vertriebler auf – als Akquisiteur. Man wartet nicht mehr nur passiv, ob sich jemand bewirbt. Stattdessen geht die Personalabteilung immer stärker in die aktive Personalakquise. Hierzu nur eines von vielen Beispielen: Früher war es selbstverständlich, dass Banken in Schulen präsent waren und dort ihre Arbeit vorgestellt haben. Das ist heute leider seltener geworden. Die Management-Verantwortlichen finden dafür keine Zeit. Eine entsprechend aufgestellte Personalabteilung kann so etwas allerdings leisten.
Wichtig dabei ist: So wie ein Vertriebler eine gute Wiedervorlagenmappe und eine gepflegte Datenbank mit Zielkunden benötigt, brauchen die Personalabteilungen von heute und morgen ebenfalls strukturierte Modelle und gepflegte Pools geeigneter Talente. Freilich könnte diese Aufgabe auch von externen Personalberatern wahrgenommen werden. Viel günstiger ist das allerdings nicht. Und außerdem finden sich in den Datenbanken externer Personalberater häufig Job-Hopper, die eventuell nicht nachhaltig für das Unternehmen gewonnen werden.
Die Lage innerhalb der Finanzinstitute hat sich verbessert, aber leider nicht flächendeckend
Ich erkenne einen sehr positiven Trend innerhalb der Finanzinstitute (wenn auch nicht überall im gleichen Maße): Das Thema Führung wird deutlich stärker betont, während spezifische Aufgaben wie das Personalmanagement den Spezialisten übergeben werden.
Allerdings gibt es leider immer noch Institute, in denen zum Beispiel ein Abteilungsleiter im Firmenkundenbereich 30 Mitarbeitende direkt führt – und das völlig ohne hierarchische Entlastung. Zusätzlich betreut er eigenverantwortlich die wichtigsten Key Accounts und vertritt teils sogar noch den Vorstand. Eine massive Überlastung ist da vorprogrammiert. Das ist weder persönlich noch für Ihr Institut zielführend.
Erfreulich ist dagegen, dass sich Institute zunehmend professionell gegenüber der nächsten Generation an Mitarbeitenden präsentieren. Auf Instagram und TikTok wird die Azubi-Generation angesprochen, während auf LinkedIn erfahrene Talente mit fachbezogenen Inhalten angesprochen werden. Dort erhalten auch Fachkonferenzen und Vorträge sowie neue Entwicklungen und fachlicher Austausch gezielt Reichweite.
Ich beobachte, dass immer mehr Institute das Thema „Personal“ mit Ernsthaftigkeit und Professionalität nach vorne bringen. Und genau das braucht es, um die besten Kandidaten für Ihr Institut zu gewinnen.
Mein Rat: Spiegeln Sie unternehmerisches Verständnis auch beim Personalmanagement wider
Zufriedenheit, Fachkompetenz und die allgemeine Stimmung in Ihrem Institut werden von Unternehmerkunden durchaus wahrgenommen. Ihre Kunden spüren das und entscheiden häufig nach subjektivem Wohlfühlfaktor. Unternehmerkunden merken sehr genau, wie Ihr Institut aufgestellt ist. Das können Sie auch proaktiv in Gesprächen thematisieren und das eigene Institut als Best Practice darstellen. Das wirkt und darf auch im Kreditprozess eine Rolle spielen.
Immerhin sind Ihre Unternehmerkunden für dieses Thema wahrscheinlich bereits sensibilisiert. So kann eine professionelle Personalabteilung für das Unternehmen Ihres Kunden zum Beispiel in Verhandlungen über den Kaufpreis oder bei der professionellen Übergabe an Nachfolger im Rahmen des Generationenmanagements bedeutsam sein.
Gerade in der professionellen Beratung von Familienunternehmen im Firmenkundengeschäft und von Unternehmerfamilien im Private Banking spielt dieses Verständnis einer modernen, strategisch denkenden Personalabteilung eine zunehmend zentrale Rolle. Wenn Sie Unternehmer heute ganzheitlich begleiten wollen, müssen Sie als Gesprächspartner auf Augenhöhe wahrgenommen zu werden. Dafür braucht es echtes Verständnis für unternehmerische Herausforderungen.
Und die reichen eben längst über Bilanzen und kalte Zahlen hinaus: Fachkräftesicherung, Führungskräftebindung und Nachfolgeplanung sind in vielen Gesprächen zentrale Themen.
Wenn Sie als Berater konkret und praxisnah aufzeigen können, wie das eigene Institut mit diesen Herausforderungen umgeht – etwa über eine aktiv eingebundene Personalabteilung –, schafft das Glaubwürdigkeit und Vertrauen. Es zeigt, dass Sie nicht nur beraten, sondern auch selbst täglich unternehmerisch denken und handeln. Genau das macht den Unterschied in der Beziehung zu Unternehmerkunden – im Firmenkundengeschäft wie im Private Banking.
Meine Kern-Erkenntnis: Etablieren Sie die Personalabteilung als Erfolgsfaktor!
Es braucht einen Paradigmenwechsel bei der Bedeutung der Personalabteilung – weg von rein administrativer Stammdatenverwaltung hin zur erweiterten Rolle als:
- Proaktives Personalmanagement
- Strategischer Impulsgeber und Sparringspartner für die Geschäftsführung
- Entlastung für das mittlere Management
Das bedeutet: Bei Entwicklungsgesprächen präsent sein, Mitarbeiter begleiten und Talente entwickeln. Und dafür braucht die Personalabteilung moderne Tools, aktuelle Datenbanken, gepflegte Kontakte, systematische digitale Präsenz. Hier finden sich zahlreiche Überschneidungen mit Ihrer Rolle als Berater für Unternehmerkunden. Bedenken Sie: Selbst die größte Kirche der Welt setzt heute auf Personaler. Immerhin war der nun neu gewählte Papst Leo XIV. zuvor als Leiter des „Dikasteriums für Bischöfe“ tätig. Übertragen auf Unternehmensstrukturen ist das der Chef der Personalabteilung des Vatikans.
Insofern: „Habemus Personalabteilung!“
Kontakt
Dirk Wiebusch
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