Neulich beim Kunden: Der Tod und die Nachfolgeregelung

Die Nachfolgeregelung ist ein hochgradig emotionales Thema für Familienunternehmer: In jungen Jahren möchte man davon erst mal gar nichts hören – und umso weniger, wenn die Frage der Nachfolge später akut wird. Unternehmer sind meist der Typ Mensch, der gerne die volle Kontrolle über sein Leben hat. Und der Tod ist einer der wenigen Aspekte des Lebens, der sich dieser Kontrolle vollständig entzieht. Doch wer ein Unternehmen leitet, muss sich früher oder später mit dem Thema beschäftigen, denn die Firma wird ihn mal überleben – genau wie die vielen Familien der Mitarbeiter, deren Wohlergehen direkt daran hängt. Ihre Aufgabe als Finanzdienstleister ist es, den Unternehmer bereits frühzeitig an seine eigene Sterblichkeit zu erinnern und dafür zu sorgen, dass das Unternehmen im Ernstfall bestehen bleiben kann. Das ist emotional nie einfach, aber es ist wichtig. Und es gibt Ihnen die Gelegenheit, Ihrem Unternehmerkunden und dessen Familie mit echtem Mensch zu Mensch (MzM) zu begegnen.

Wie die Angehörigen den Tod eines Unternehmers erleben

Sie werden sich sicher fragen: Warum müssen wir denn gerade im sich anbahnenden Frühling über den Winter des Lebens sprechen? Das liegt vor allem daran, dass ich in meiner Funktion als Gründer und Geschäftsführer des Instituts Für UnternehmerFamilien (IFUF) neulich im Gespräch mit einem unserer Mandanten einmal mehr mit dem gesamten emotionalen Ausmaß dieses Themas konfrontiert wurde. Und diese Erfahrung möchte ich Ihnen nicht vorenthalten. Denn auch Sie als Finanzdienstleister werden sich irgendwann mit dem Tod von langjährigen Kunden beschäftigen müssen. Besser, wenn Sie darauf vorbereitet sind.

Der Unternehmer, mit dem ich sprach, hatte kurz zuvor seinen Vater verloren, der einst sein ganzes Herzblut in die Gründung des Familienunternehmens gesteckt hatte. Der Vater war im hohen Alter im Krankenhaus verstorben und wurde dort in seinen letzten Tagen rund um die Uhr von seinem Sohn und der Familie begleitet. In solchen Momenten erkennt man, was allen Menschen – egal ob Unternehmer oder nicht – wirklich wichtig ist: die Familie. Denn so wichtig, wie es dem Vater war, seine Familie um sich zu haben, so wichtig war es dem Unternehmer auch, dass sie in diesem Moment zusammengehalten hat. Sogar die Ex-Ehemänner und ‑Ehefrauen der näheren Verwandtschaft hatten sich gemeldet.

Im Gespräch betonte der Unternehmer außerdem, wie wichtig es ihm war, dass sein Vater in Würde und Respekt sterben durfte. Er wurde im Krankenhaus in einem Einzelzimmer untergebracht. Die Verwandten durften daher auch außerhalb der Besuchszeiten vor Ort sein. Das rechnet der Unternehmer dem Krankenhaus sowie den Pflegerinnen und Pflegern auf der Station hoch an.

Auch von der Betreuung durch das Stationskernteam war der Unternehmer begeistert: Die Pflegerinnen und Pfleger kümmerten sich rund um die Uhr um den Vater. Während der Zeit, in der er auf der Station war, entwickelten sich dann auch ganz natürlich kleine Späße, die gemeinsam mit dem Vater ritualartig wiederholt wurden. Sogar in den letzten beiden Tagen vor seinem Tod, als der Vater gar nicht mehr richtig ansprechbar war, wiederholte das Stationspersonal diese kleinen zwischenmenschlichen Rituale, um dem Vater in seinen letzten Stunden ein Gefühl der Geborgenheit zu geben. Denn auch hier bringt es die alte Weisheit auf den Punkt: Wir kommen als Baby und gehen oft als Baby.

Als schließlich der Tod eingetreten war, änderte sich das Verhalten des Pflegepersonals in angemessener Weise – von höflichen Späßen und Zwischenmenschlichkeit zu professioneller, respektvoller Distanz: Die Stationsleiterin kam ins Zimmer und fühlte den Puls. Dann nahm sie eine respektvolle Distanz zum Bett ein und erklärte mitfühlend, aber in angemessen distanziertem Ton (jetzt „Sie“ statt „Du“ wie bisher), dass der Vater verstorben sei und wie der weitere Ablauf sein würde.

Dieser menschliche, aber eben auch respektvolle Umgang mit dem verstorbenen Vater und den Hinterbliebenen hatte den Unternehmer schwer beeindruckt. Sie können sich sicher vorstellen, wie anders seine Erfahrung gewesen wäre, wenn die Pflegerinnen und Pfleger weiterhin Späße gemacht oder sich zu aufdringlich in die Trauer der engen Familie eingemischt hätten. Doch das Stationspersonal verhielt sich in dieser Situation exakt richtig – menschlich, aber professionell und angemessen distanziert. Das ist genau der Ton, den auch Sie als Finanzberater anstreben sollten. Sie werden viel Gelegenheit haben, diesen Ton zu trainieren, denn Ihre Aufgabe ist es nicht nur, sich nach dem Tod um die Nachfolgeregelung zu kümmern, sondern diese auch vorher mit dem Unternehmer zu besprechen. Und eventuell sogar mitten in seinen letzten Tagen und Wochen.

Vorher: Schon in den „guten Zeiten“ auf den Ernstfall vorbereiten

Sprechen Sie den Unternehmer frühzeitig auf die Nachfolge an. Das wird nicht jedem gefallen – dann heißt es: „Ich bin doch noch jung, warum sollten wir jetzt darüber sprechen?“ Geben Sie dem Unternehmer zu verstehen, dass man in guten Zeiten deutlich bessere und rationalere Entscheidungen trifft als später. Denn niemand kann vorhersehen, ob man später überhaupt noch dazu in der Lage sein wird. Erklären Sie Ihrem Unternehmerkunden, dass eine geordnete Nachfolgeregelung Zeit benötigt, mitunter Jahre! Allein die Klärung, wer im Unternehmen später „das Sagen“ haben wird, kann sich hinziehen – das habe ich bereits in einem früheren Artikel im Versteher-Magazin beschrieben.

(Die 3 Sphären der Nachfolge)

Zur Vorbereitung auf den Ernstfall gehört auch die Klärung der Vollmachten (Firma und privat). Ein Notfall-Gremium halte ich als Vorausplanung auf alle Eventualitäten für äußerst sinnvoll. Zum Beispiel ein „schlafender Beirat“, also ein Gremium aus den engsten Vertrauten in der Firma (z. B. kaufmännischer Leiter, Produktionschef etc.), den Finanzexperten (Private-Banking-Berater und Firmenkundenberater beim Finanzinstitut), Steuerexperten (Steuerberater) und Rechtsexperten (Anwalt). Hier muss also möglichst früh klargestellt werden, wer Teil dieses Gremiums sein soll. Es wird dann einmal im Jahr (nach Erstellung des Jahresabschlusses) informell zusammengerufen, um über aktuelle Themen und die Ausrichtung der kommenden 12 bis 24 Monate zu informieren und kurz zu diskutieren. Einige Mitglieder bekommen auch Vollmachten für den Todes- oder Pflegefall des Unternehmers, beispielsweise eine Geschäftsführungsbefugnis oder Handlungsvollmacht. So ist gewährleistet, dass die Firma und die Vermögenswerte nach Eintritt des Ernstfalls ordnungsgemäß weitergeführt werden. Im Gegensatz zum „ordentlichen Beirat“ tritt der „schlafende“ erst im Ernstfall/Notfall seinen offiziellen Dienst an.

(Die gekoppelten Systeme in Familienunternehmen)

Vor dem Ernstfall sollten außerdem wichtige Fragen geklärt werden, die für die Weiterführung des Unternehmens essenziell sein könnten:

Wer führt im Notfall die Geschäfte weiter?
Wer hat Kontakt zu den 20 % wichtigsten Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern?
Gibt es einen Familienstammbaum?
Gibt es eine Patientenverfügung? Meine Empfehlung hierzu: Gremium aus Familie + Hausarzt = Emotion + Fachwissen!
Gibt es eine eindeutige und unmissverständliche Regelung für die Übertragung von Werten?
Gibt es verlässliche Vermögensbewertungen (z. B. neutrale Gutachten über eine Uni)? Wenn ja, wurden diese noch zu Lebzeiten oder beim Eintreten des Todesfalls angestellt („Gerechtigkeit und Neutralität“)?
Sind Testamente, Gesellschaftsverträge und Eheverträge/Güterstände aufeinander abgestimmt? Und zwar für alle (!) Beteiligten, also auch für weitere Gesellschafter und Familienmitglieder.
Sind die (persönlichen und unternehmerischen) Unterlagen so sortiert, dass sich jemand, der sich noch nie damit befasst hat, darin einlesen kann?

Sie haben ein wesentliches und berechtigtes Interesse, Ihre Unternehmerkunden konkret auf diese Themen anzusprechen – nicht nur aufgrund der Geschäftsbeziehung, sondern auch zum Wohl der Mitarbeiter und des fortbestehenden Unternehmens. Unternehmer beschäftigen sich nur ungern mit ihrem Lebensende – und wenn sie es tun, dann denken sie auch nicht an jede wichtige Kleinigkeit. Minderjährige Kinder in der Erbfolge können beispielsweise komplexe Auswirkungen haben, wenn ihre Eltern zerstritten, geschieden oder noch nicht verheiratet sind und das Vormundschaftsgericht involviert ist. Unternehmer sind keine Juristen und bedenken solche Details oft nicht ausreichend – und in ihrem direkten Umfeld gibt es auch nicht unbedingt die Spezialisten, die sich mit solchen Themen auskennen. Für die Firma geht es schließlich lediglich darum, Maschinen zu bauen, Autos, Werkzeuge etc. Da denkt man überhaupt nicht daran, welche juristischen Details in der Zukunft noch Probleme machen könnten.

An dieser Stelle möchte ich Ihnen auch noch mal den Power-Satz für diese Situation ans Herz legen. Wenn Ihr Unternehmer sich nicht empfänglich für das Thema Nachfolgeregelung zeigt, dann fragen Sie ihn doch einmal: „Was wäre denn heute, wenn Ihnen gestern etwas passiert wäre?“ Wie schon des Öfteren angemerkt: „Morgen … Probesterben …“ kommt nicht so gut an wie „gestern …“. Das lässt sich mental anhand der aktuellen Faktenlage genau durchspielen. Und dann haben auch Unternehmer in Abwehrhaltung schnell ein Einsehen und lassen sich darauf ein, den Ernstfall genau durchzuplanen.

Die gemeinsame Planung der Nachfolge fördert das Mensch zu Mensch

Das frühzeitige Besprechen all dieser Themen mit dem Unternehmer ist eine Win-win-Situation. Denn der Unternehmer und sein Unternehmen werden dadurch auf den Ernstfall vorbereitet – und Sie können sich durch ein effektives Mensch zu Mensch (MzM) einzigartig bei ihm positionieren. Und auch bei seiner Familie sowie den wichtigsten Menschen im Betrieb.

Die Auseinandersetzung mit diesen Themen bringt Sie schon im Vorfeld in Kontakt mit allen handelnden Personen. Insbesondere in den letzten Tagen des Unternehmers (sowie danach) hat die Familie so viel um die Ohren – da ist es oft wichtig, dass Sie als Finanzberater wissen, wie alles geregelt ist. Denn zu oft kommt es vor, dass der Spruch wahr wird: „Das Leben endet nicht mit dem Tod, sondern mit dem Erbstreit.“

Die menschliche Seite nicht außer Acht lassen

Wenn es darum geht, wie man sich als Unternehmer auf den Todes- oder Pflegefall vorbereiten kann, dann gibt Ihnen das auch eine hervorragende Gelegenheit, die rein persönliche Seite anzusprechen. Also einfach mal aus den Erfahrungen anderer Unternehmerkunden zu schöpfen und dem Unternehmer persönliche Tipps und Impulse zu geben. Ich erwähne in diesem Zusammenhang immer gerne, dass auch das Privatleben im hohen Alter geplant sein will: Setzt man sich zum Beispiel noch vor dem Todesfall zur Ruhe, dann muss nicht nur eine Nachfolgeregelung getroffen werden, sondern man muss auch wissen, was man denn nun so mit seiner Zeit anfängt.

Doch auch auf die „jungen Jahre“ kann diese Einsicht Einfluss haben. Geben Sie Ihren Unternehmern zum Beispiel diesen Tipp: Mit 50 geht noch vieles, vom Bergsteigen über Segeltörns und Fallschirmspringen bis zur Reise nach Neuseeland. Aber mit 70+ haben die körperlichen Fähigkeiten nachgelassen und vieles davon geht einfach nicht mehr. Dann sind eher nahe Reiseziele angesagt. Viele Unternehmer sagen in jungen Jahren „jetzt erst mal alles für die Firma und die Familie“ und planen die großen Abenteuerurlaube für später ein. Aber dann wird man älter und älter und man hat immer noch nicht alles gemacht, was man sich vorgenommen hat. Schlagen Sie Ihren Unternehmerkunden also einfach mal vor, eine „Bucket List“ anzulegen und diese schon früh im Leben abzuarbeiten.

Ein positiver Nebeneffekt: Macht der Unternehmer auch in jungen Jahren mal eine längere Kreuzfahrt oder einen ähnlich umfangreichen Urlaub (2 bis 3 Wochen sollten es schon sein), so zeigt sich sehr schnell, ob die Firma auch ohne den Chef laufen kann. Das ist nicht nur dann wichtig, wenn man mal an einen Nachfolger übergeben möchte, sondern auch ein gutes Signal an potenzielle Käufer: „Wenn der Chef mal nicht mehr am Ruder steht, läuft der Laden trotzdem weiter!“ Das führt dann oft zu der Diskussion: Braucht es denn überhaupt (mitunter pflegeintensive) Immobilien am Ende der Schaffenszeit für die Altersvorsorge? Ja, aber nicht nur! Zudem können Immobilien ja auch ein Risiko sein. Immerhin verändert sich unser aller Anspruch ans Wohnen derzeit rasant, wie ich es bereits ausführlich in diesem gratis E‑Book für Unternehmer-Versteher beschrieben habe. So können Sie hervorragend über die Emotion zu handfesten Geschäften kommen und haben eine Mensch-zu-Mensch-Überleitung par excellence geschaffen!

Das Mittendrin: Was ist zu tun, wenn es bereits auf das Ende zugeht?

Egal, ob Sie einen Anruf von einem Mitarbeiter oder der Familie bekamen oder beim letzten Gespräch mit dem Unternehmer schon den Eindruck hatten, dass er gar nicht mehr gut aussieht: Manchmal hat man die Möglichkeit, den Sterbefall vorauszusehen. Dann sollten Sie prüfen, welche Themen für die Nachfolgeregelung aktuell noch abzuarbeiten sind. Gerade jetzt ist die Überprüfung der Funktionsfähigkeit der Firma wichtig – und die Frage, wer jetzt übernimmt und damit zu Ihrem Haupt-Ansprechpartner wird. Und wer auf privater Seite über Kontrollvollmachten etc. verfügt. Vor allem, wenn es um Kreditengagements in Millionenhöhe geht, sollten Sie hier professionell handeln.

Wenn Sie den Unternehmer vielleicht schon viele Jahre kennen, kann das auch für Sie hart werden. Doch bleiben Sie professionell! Es geht auf Ihrer Seite schließlich auch um Ihr Institut. Ich will es gar nicht schönreden: Das kann brutal emotional werden! Wer bespricht die Zukunft des Unternehmens, wer überbringt Informationen und wie bekommt man den Unternehmer im Ernstfall dazu, noch auf dem Sterbebett (rechtlich unzweifelhafte) Vollmachten auszustellen?

Das Nachher: Vom Ernstfall wieder ins Alltagsgeschäft übergehen

Wenn der Todesfall einmal eingetreten ist, geht in vielen Bereichen die Arbeit erst richtig los. Auch wenn aufseiten des Unternehmens vielleicht schon alles geklärt ist, müssen die Hinterbliebenen nun zahlreiche Arbeiten durchführen. Zum Beispiel einen Totenschein ausstellen lassen, den Todesfall an die Versicherungen melden etc. Auch wenn gute und seriöse Bestatter einen Teil der Arbeiten übernehmen, bleibt für die Hinterbliebenen noch immer eine Menge Aufgaben übrig.

Oft hat man dazu nicht viel Zeit. Deshalb bieten viele Institute Handreichungen, anhand derer man das Thema mit der Familie besprechen kann: Was muss sofort nach dem Todesfall erledigt werden, was bis 24 Stunden danach, was bis 48 Stunden danach, was hat eventuell noch einen Monat Zeit? Solche Listen zeigen aber oft nur an, was genau zu tun ist – nicht, wer dafür zuständig ist. Das muss noch zusätzlich geklärt werden. Daher mein Tipp: Schauen Sie sich Ihre hauseigenen Checklisten für diesen Fall an und optimieren Sie diese. Eine Rubrik mit „wer es macht“ ist enorm wichtig. So behalten die Angehörigen den Überblick und Sie bleiben als Tippgeber positiv in Erinnerung.

Sprechen Sie Ihre Liste im Detail mit der Familie durch – idealerweise bereits vor dem Tod des Unternehmers, aber auf jeden Fall danach. Und sprechen Sie dabei auch die Frage an, wer für was davon verantwortlich ist. Das ist keinesfalls pietätlos – die Familie wird nach dem Todesfall so viel zu tun haben, dass sie in ihrer Trauer dankbar über jeden ist, der sie mit leicht zu befolgenden Hilfestellungen unterstützt. Ihre Rolle ist hier das, was sich die Pflegerin aus der Geschichte zu Anfang dieses Artikels zu Herzen genommen hat – so, wie es kompetente Ärzte, Priester und Hospizmitarbeiter ebenfalls tun: mitfühlen ja, mitleiden nein.

Sichern Sie die Nachfolge rechtzeitig ab

Zum Schluss möchte ich noch einmal den Unternehmer zu Wort kommen lassen, dessen Geschichte Anlass zu diesem Artikel gegeben hat. Im Gespräch über den Tod seines Vaters sagte er zu mir noch etwas, was den emotionalen Ausnahmezustand gut widerspiegelt, in dem sich viele Familien während und nach dem Tod eines geliebten Menschen befinden – ob Unternehmer oder nicht: „Niemand, der noch nicht in so einer Situation war, dass er 48 Stunden am Bett eines sterbenden geliebten Menschen saß, kann nachvollziehen, welches Leid Sterbende und deren Familie erleiden mussten während der Corona-Vorschriften-Zeiten.“ Wenn schon nichts anderes, so haben uns die Corona-Vorschriften zumindest gezeigt, in welcher Angst, Hilflosigkeit und unter welchen Schmerzen Menschen sterben müssen, wenn ihre Familien sie nicht begleiten können. Selbst bei den Familien, die ihre Liebsten gar nicht oder nur begrenzt besuchen durften, sitzen Schmerz, Trauer, Hilflosigkeit und Wut weiterhin tief. Weil sie nie die Möglichkeit hatten, sich zu verabschieden. Und nicht zuletzt wurden auch die Pflegerinnen und Pfleger traumatisiert, die selbst unter konstanter Angst vor Ansteckung in den letzten Minuten bei den Sterbenden waren, um ihnen wenigstens etwas Würde zu verleihen. Und die nachher eventuell noch die Wut der Verwandten ertragen mussten.

Daran sehen wir einmal mehr, was für ein emotionales Thema der Tod ist und wie wichtig es deshalb ist, Themen wie Testament, Vollmachten und Vermögenstransfer möglichst frühzeitig anzupacken. Weder die Verwandten noch Berater wie Sie möchten diese Themen in den emotionalen letzten Tagen zusätzlich durchgehen müssen. Begegnen Sie dem Tod des Unternehmerkunden mit Würde, Respekt und Mitgefühl – mehr Mensch zu Mensch können Sie dem Unternehmer und seinen Hinterbliebenen gar nicht schenken. Und ein letzter Rat noch an Ihre Unternehmerkunden, aber auch an Sie: Ein Unternehmer fasste es für mich mal so zusammen: „Kümmern Sie sich immer um Ihre Familie. Nur so ist in Ihren letzten Tagen auf der Welt der Raum mit geliebten Menschen gefüllt.“