Mehr Zeit für Kunden durch mentale Freiräume

Guten Morgen! Das Gehirn ist wach, aber schon wieder voll. Der erste Kaffee ist noch nicht mal durchgelaufen, da hat Ihr Smartphone schon den dritten Sprint hingelegt. Ping, bzzzt, pling. Noch bevor Sie überhaupt einen Fuß vor die Tür gesetzt haben, hat der Arbeitstag bereits begonnen und blockiert in Ihrem Kopf wichtige Rechenleistung. Was zunächst satirisch klingt, ist für viele Finanzberater ein anstrengender Dauerzustand. Man steigt in einen Film ein, der unaufhaltsam weiterspielt. Das ist keine individuelle Schwäche, sondern ein Systemzustand mit permanentem Input ohne Leerlaufzeit. Das Ergebnis: Überfüllung im Kopf und kaum mehr Zeit für Ihre Kunden.

Folgend erwartet Sie aber keineswegs ein Artikel über Work-Life-Balance, sondern darüber, wie Sie mit Effizienz Freiräume schaffen. Denn Freiräume schaffen ein gutes Mindset, mit dem Sie auch effektiv arbeiten können.

Überladene Strukturen und überforderter Arbeitsplatz

Wenn von 100 Mails 80 überaus „dringende“ CC-Weiterleitungen sind, verwässert das Nachrichten mit hoher Priorität. Häufig bestehen im Büro über Jahre etablierte Systeme, die unnötige Komplexität und Handlungsstillstand produzieren. Dann blockieren gedoppelte Informationen und unklare Verantwortlichkeiten den Fortschritt.

Dazu kommt eine ineffiziente Meetingkultur. Zu engmaschige Jours fixes sind überladen und schlecht strukturiert, weil sich die Tagesordnung erst im eigentlichen Termin ergibt. Außerdem haben zu viele Teilnehmer mitzureden und wenn dann alles gesagt wurde, wurde es noch nicht von jedem selbst gesagt. Die Folge ist: Alle waren im Meeting, aber niemand ist weitergekommen.

Diese kombinierte Flut aus Informationen und unklaren Prioritäten zwingt im Alltag in die Reaktion. Viele gestalten nicht mehr, sie verwalten nur noch.

Dabei ist das gar keine Überraschung. Über Jahre hinweg hat man Stellenprofile vor allem über Fachwissen und Sozialkompetenz definiert, während Strukturkompetenz zu kurz kam. Viele Menschen wurden nie systematisch darin geschult, Informationen zu filtern oder Prioritäten zu setzen. Dann sitzen hochkompetente Arbeitskräfte in verantwortungsvollen Positionen und können ihre Potenziale nicht richtig nutzen. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Die kleinen Zeitsparer summieren sich im Alltag

Digitale Tools bieten ein enormes Potenzial für Effizienz, das oft ungenutzt bleibt. Der Schlüssel liegt nicht in radikalen Systemumstellungen, sondern in den kleinen, oft unbekannten Funktionen. Diese können Sie aktiv für sich arbeiten lassen. Denken Sie etwa an vermeintlich simple Zeitsparer wie den gezielten Einsatz von Tastenkürzeln. Kennen Sie beispielsweise bei Word diese Funktionen:

Strg+Alt+K = Neuer Kommentar
Strg+Shift+V = Zwischenablage mit Zielformatierung einfügen (funktioniert auch in Excel)
Strg+Z = Rückgängig machen

Letzteres funktioniert auch in den meisten Browsern. Das ist z. B. beim Ausfüllen von Online-Formularen wertvoll. Wenn Sie häufig mit Excel arbeiten, gibt es noch viel mehr sinnvolle Zeitsparer mit eingängigen Shortcuts.

Dazu kommen vorformulierte Textbausteine oder ein sauber strukturiertes E‑Mail-Archiv. Wussten Sie außerdem, dass Sie die Diktierfunktion, z. B. in Word oder Mails, nutzen können? (Anmerkung: Liebe Leserinnen und Leser – ja, ich weiß: „Ist bei uns nicht freigeschaltet“ … Tipp: In fast allen Instituten ist es eine hauseigene Entscheidung 😉)

Im Alltag fehlt oft die Zeit, diese Vereinfachungen zu entdecken. In Workshops erlebe ich daher regelmäßig „Aha-Momente“. Etwa wenn Teilnehmer sehen, dass sich selbst WhatsApp-Kontakte archivieren lassen, um sofort mehr Ruhe in den Tag zu bringen. So reduzieren Sie einfach Routinearbeiten. Die Technik ist nicht das Problem, sondern wie wir sie nutzen.

Inmitten der Dauerbeschallung Raum für Entwicklung schaffen

Statt starrer Großtermine, die das Tagesgeschäft blockieren, brauchen Menschen flexible, praxisnahe Lernimpulse. Wenn Entwicklung bewussten Raum bekommt, statt unter maximalem Druck zu geschehen, dann gelingt der Transfer in den Alltag und neues Wissen wird direkt zum Werkzeug.

Ebenso entscheidend ist die Rückeroberung der Pause. Echte Erholung, das Gespräch im Team oder das bewusste Durchatmen ohne Smartphone sind kein Luxus, sondern die wichtigste Quelle für mentale Frische. Indem wir diese Leerlaufzeiten bewusst einplanen und schützen, schaffen wir die Basis für Überblick und neue Ideen.

Meine Analyse: Warum Freiräume alles verändern

„Effizienz schafft Freiräume und Freiräume schaffen ein gutes Mindset.“ Dieser Satz beschreibt, worum es eigentlich geht.

Eine klare Grundordnung schafft die Ruhe, die wir für Fokus und Gelassenheit brauchen. Das Ziel ist nicht, Prozesse zu straffen, um immer mehr neue Aufgaben zu erledigen. Es geht darum, bei Ihren eigentlichen Kernaufgaben Raum für echte Wirkung zu schaffen.

Nur wer seine Basis im Griff hat, kann kreativ nachdenken, Beziehungen pflegen und echte Verantwortung übernehmen. Freiräume und das richtige Mindset sind kein Luxus – sie sind die Voraussetzung für Qualität, Motivation und neuen Spaß an der Arbeit.

Der Kunde spürt es zuerst

Machen wir uns nichts vor: Ihre Kunden merken sofort, ob Sie nur verwalten. Unternehmer warten auf Rückrufe, Mails bleiben unbeantwortet, Urlaubsvertretungen funktionieren nicht. Der Kunde merkt: Da ist jemand überfordert. Unorganisation wird dann zur Schwachstelle im Verhältnis zwischen Bank und Unternehmer, weil schnell der Eindruck entsteht, dass alles andere wichtiger ist als der Firmenkunde und Unternehmer.

Deshalb: Berater sollen wieder Zeit haben, mit Unternehmern zu sprechen, zuzuhören und zu gestalten.

Damit sie ihren Job wieder so ausüben können, wie sie ihn ursprünglich gewählt haben.
Damit sie mit Begeisterung in die Betriebe fahren.
Damit sie wieder genießen, an ihren Kunden wachsen zu können.

Niemand kann Ihnen besser erklären, was er tut, als der Unternehmer selbst. Nehmen Sie sich diese Zeit. Und das gelingt nur, wenn der Arbeitsplatz wieder Freiraum zulässt.

Der übersehene Hebel Effektivität

Viele Banken jagen der Effizienz nach – also Dinge richtig zu tun. Dabei übersehen sie die Effektivität – die richtigen Dinge zu tun. Sie optimieren Großprozesse, erstellen Checklisten und segmentieren Kunden, während der eigentliche Zeitfresser mit dem operativen Tagesgeschäft durchs Raster fällt. Das größte Potenzial liegt im E‑Mail-Postfach, in der Kalenderstruktur und in der täglichen Arbeitsweise jedes Einzelnen. Wer hier 10 Prozent gewinnt, spart der Abteilung bei 10 Personen sofort eine ganze Vollzeitkraft.

Praktische Umsetzung: Klein denken, groß wirken

Ich erlebe immer wieder ein ähnliches Muster: Ein Vorstand ist begeistert, will ein Thema im ganzen Haus verankern und gibt es an die nächste Hierarchieebene weiter. Dort wird geprüft, abgeglichen, abgestimmt. Dann landet alles bei der Personalabteilung, die erst Angebote einholen muss. Und neun Monate später ist immer noch nichts passiert.

Was wirklich hilft, sind keine Strategiepapiere, sondern kleine, sofort spürbare Schritte. Fünf konkrete Handgriffe direkt am Arbeitsplatz bewirken oft mehr als eine groß angelegte Transformation.

Wenn Mitarbeiter sehen, wie Sie Routineaufgaben smarter lösen, entsteht Motivation. Personalabteilungen suchen händeringend nach Trainern, die diese operative Brücke schlagen können, denn die meisten Formate sind zu abstrakt. Lernen funktioniert nur, wenn es greifbar ist und einen direkten Effekt am nächsten Tag hat. Und zwar bei jedem Einzelnen, an seinem eigenen Arbeitsplatz.

Kleiner Exkurs zum Abschluss: Welche Rolle spielt KI dabei?

Der Hype um künstliche Intelligenz ist riesig, doch die praktische Nutzung häufig minimal. Das erlebe ich in jedem Workshop: Alle kennen ChatGPT. Doch wenn ich frage, wer es regelmäßig im Job einsetzt, dann bleiben fast alle Hände unten. Genau hier liegt die Gefahr. Auch hier gilt … ja, ich weiß: „Aber Herr Wiebusch, das ist bei uns in der Branche doch verboten!“ Dennoch: Auch unter Berücksichtigung der zu Recht geltenden sehr strengen Datenschutzbestimmungen kann man die großen Tools wie ChatGPT und Google Gemini sinnvoll einsetzen, um sich selbst deutlich mehr Zeit zu verschaffen.

Es gilt der Satz: „KI wird Sie nicht ersetzen – aber der, der KI besser nutzt, schon.“

Das trifft besonders Firmenkunden- und Private-Banking-Berater. Ihr Job besteht aus komplexen, menschlichen Entscheidungen, nicht aus Standardprozessen. KI ist hier ein Werkzeug, kein Ersatz. Aber nur, wenn Sie verstehen, was sie leisten kann – und was nicht.

Fazit: Ihre Zeit ist das wertvollste Gut. Nutzen Sie sie für die richtigen Dinge!

Am Ende geht es nicht um Technik oder Tools, es geht um Menschen. Um Sie als Berater, der wieder Zeit hat, seine Kunden zu begleiten. Um Führungskräfte, die den Mut haben, Freiräume zu schaffen. Und um Organisationen, die verstehen, dass Entlastung kein Luxus ist, sondern Voraussetzung für Qualität.

Freiräume schaffen Energie.

Effizienz bringt Lebensqualität.

Und Struktur macht den Kopf frei für das, was wirklich zählt: die Kunden.