Digita­li­sierung im Unter­nehmen ist eine Notwen­digkeit in unserer immer stärker digital veran­kerten Wirtschaft. In meinen Seminaren und Workshops erarbeite ich seit vielen Jahren gemeinsam mit den Teilnehmern, weshalb das so ist: Erhöhte Effizienz der Arbeits­ab­läufe, bessere Kommu­ni­kation, Abholen poten­zi­eller Kunden im digitalen Raum … und in Krisen­zeiten kann Digita­li­sierung sogar die Firma als Ganzes am Laufen halten: Wehe dem, der in Zeiten von Kontakt­sperren und geschlos­senem Einzel­handel noch kein Homeoffice ermög­lichen und seine Produkte nicht effektiv online vertreiben kann. Doch selbst Finanz­dienst­leister, denen die Wichtigkeit der Digita­li­sierung für ihre Kunden bewusst ist, scheitern manchmal noch an einer für die Umsetzung essen­zi­ellen Frage: Wo im Familien­unternehmen ist die Digita­li­sierung überhaupt sinnvoll?

Digita­li­sierung ja – aber was ist der Wissens­stand?

Zum Teil dank der voran­schrei­tenden Digita­li­sierung verlaufen gesell­schaft­liche und wirtschaft­liche Verän­de­rungs­pro­zesse heutzutage schneller und in einer größeren Frequenz als noch vor 100 Jahren. Gleich­zeitig werden die Mittel, die Unter­nehmen durch die Digita­li­sierung an die Hand gegeben werden, immer zahlreicher und komplexer. Hier warten Chancen und Risiken zugleich. Möchten Sie sich bei Ihren Kunden als effek­tiver Sparrings­partner etablieren, gehört es also auch zu Ihren Aufgaben, sich einen Wissens­schatz in Bezug auf die grund­le­gende Definition der Thematik sowie deren wichtiger Teilaspekte anzueignen. Das beinhaltet aktuell beispiels­weise:

  • Digita­li­sierung: Im engeren Sinne die Übertragung von Daten und Prozessen von analogen in digitale Formate (Zehntau­sende Akten im Archiv oder alle Daten auf einer handtel­ler­großen Festplatte?)
  • Techno­lo­gi­sierung: Die zuneh­mende Nutzung von Techno­logie für Arbeiten, die vorher manuell oder mit simplen Mitteln verrichtet wurden (wer erinnert sich an Super­markt­kassen, an denen der Preis noch abgetippt wurde?)
  • Standar­di­sierung: Die Verein­heit­li­chung von Verfahren, Prozessen, Struk­turen, Produkten etc., um eine gleich­blei­bende Leistung mit minimiertem Aufwand zu erzeugen (die meisten Online-Shops haben heute einen stark standar­di­sierten, hochgradig effizi­enten Aufbau)
  • Automa­ti­sierung: Umrüsten der Produktion etc., sodass weniger oder gar keine mensch­liche Arbeit mehr benötigt wird (heutzutage werden Autos von einer Handvoll Mecha­tro­niker gebaut – mit Dutzenden roboti­schen Armen)
  • Künst­liche Intel­ligenz: Digitale Prozesse, die auf Basis genereller Maßgaben oder angeeig­neten Erfah­rungs­wissens selbst­ständig Handlungen ausführen können (von Social-Media-Bots bis zu selbst­fah­renden Autos, die im Straßen­verkehr selbst­ständig Entschei­dungen treffen)
  • Machine Learning: Das Vermitteln einer Wissens­basis an eine künst­liche Intel­ligenz durch simulierte Erfah­rungen (die Gesichts­er­kennung auf Ihrem Handy muss zunächst mit Porträt­bildern gefüttert werden, um zu verstehen, wie sich mensch­liche Gesichter vonein­ander unter­scheiden)
  • Digital Disruption: Auf den Markt drängende digitale Techno­logien verändern Branchen, Produkte etc. und erfordern deshalb ein regel­mä­ßiges Umdenken in den Unter­nehmen (denken Sie daran, wie sich die Vermarktung von Produkten allein seit dem Aufkommen von Social-Media-Influ­encern geändert hat)

Ob Ihr Kunde Digita­li­sierung bislang nur als Schlagwort kennt oder sich wirklich mit der Thematik ausein­an­der­ge­setzt hat, erkennen Sie häufig schon daran, ob ihm die Bedeutung dieser funda­men­talen Begriffe bekannt ist – genauso, wie Ihr Kunde an Ihrem Wissen zu diesen Themen erkennt, ob Sie als Sparrings­partner zum Thema Digita­li­sierung geeignet sind.

Welche Maßnahmen sind sinnig?

Neben viel generellem Wissen zum Thema Digita­li­sierung benötigen Sie für eine indivi­duelle Beratung auch ein Verständnis dafür, wie die Digita­li­sierung den Kunden und sein Geschäfts­modell im Spezi­ellen beein­flusst – welche Aspekte sind für ihn wirklich wichtig, welche können zunächst ignoriert werden und welche lassen sich womöglich gar nicht umsetzen? Eine digita­li­sierte Standar­di­sierung im Vertrieb passt beispiels­weise zum Hersteller von Klein­wagen für eine breite Zielgruppe. Doch möchte der Kunde Luxus­autos an eine ausge­wählte Klientel verkaufen, dann erfordert dies einen viel indivi­du­el­leren Vertrieb. Prüfen Sie also das Geschäfts­modell des Kunden und versuchen Sie, nur dieje­nigen Digita­li­sie­rungs­maß­nahmen voran­zu­treiben, die für dieses Geschäfts­modell tatsächlich sinnvoll sind. Beachten Sie dabei auch die Auswir­kungen, welche die Digita­li­sierung auf ein Unter­nehmen haben kann:

Auch bei der Digita­li­sierung handelt man also idealer­weise mit Augenmaß: Nicht einfach blind jede Innovation mitmachen, sondern nur das, was aktuell eine Verbes­serung der Abläufe bewirkt oder das Unter­nehmen auf zukünftige Verän­de­rungen vorbe­reitet.

Gerade im Hinblick auf diese Maßgabe spricht man manchmal mit Unter­nehmern, die die Digita­li­sierung ihres Betriebs gerne voran­treiben würden, sich jedoch noch keine Gedanken darüber gemacht haben, wie diese Verän­de­rungen in das Strate­giehaus ihres Unter­nehmens passen.

Orien­tieren Sie sich also bei der Beratung auch am Strate­giehaus. So prüfen Sie, ob die von Ihnen (oder dem Unter­nehmer) vorge­schla­genen Digita­li­sie­rungs­maß­nahmen tatsächlich ins Geschäfts­modell passen. Schließlich sollten sich Digita­li­sie­rungs­maß­nahmen über kurz oder lang positiv in der Bilanz nieder­schlagen und nicht einfach wirkungslos verpuffen.

Ein exempla­ri­sches Beispiel für sinnvolle Digita­li­sierung

Um Ihnen einen ersten Eindruck davon zu geben, an welchen Stellen Digita­li­sierung in Unter­nehmen sinnvoll sein kann – und welche Maßnahmen beispiels­weise ergriffen werden können –, schauen wir uns gemeinsam einen Muster­prozess an, wie er in einem belie­bigen Produk­ti­ons­be­trieb ablaufen könnte:

All diese Einzel­schritte entlang des Prozesses lassen sich durch eine durch­dachte Digita­li­sierung optimieren, wovon wiederum der gesamte Prozess profi­tiert. Doch Vorsicht: Es handelt sich hier nur um ein Beispiel, das verschiedene Möglich­keiten aufzeigen soll. In der Realität wäre es für die meisten Betriebe nicht immer sinnvoll, wirklich alle Digita­li­sie­rungs­maß­nahmen, die ich aufzeigen werde, gleich­zeitig durch­zu­führen. Hier gilt wieder: Am Geschäfts­modell orien­tieren und mit Augenmaß digita­li­sieren!

Poten­zielle Kunden identi­fi­zieren

Wer braucht unser Produkt überhaupt? Und wen wollen wir tatsächlich als unsere Zielkund­schaft erreichen? Ein Minimum an Digita­li­sierung sieht hier so aus, dass Bestands­kunden in einer digitalen Datenbank gepflegt und Neukunden dort (automa­ti­siert oder von Hand) einge­tragen werden. Wer darüber hinaus­gehen möchte, der kann beispiels­weise Targeting- und Pipeline-Möglich­keiten auf digitalen Platt­formen und sozialen Netzwerken im Business-Bereich (Xing, LinkedIn) nutzen, um poten­zielle Kunden zu identi­fi­zieren.

Insbe­sondere im Zusam­men­spiel mit der Erhebung und Verar­beitung von Big Data liegt hier großes Potenzial. Wer jedoch so weit geht, tut gut daran, auch die recht­lichen und ethischen Aspekte von Big Data mit dem Familien­unternehmen zu besprechen. Schließlich möchten nur die wenigsten das Risiko eingehen, als das nächste Cambridge Analytica bekannt zu werden.

Marketing und Marken­bildung

Hier wird eine Marke gebildet, mit einem Branding und einer Corporate Identity (CI). Um im digitalen Raum perfekt funktio­nieren zu können, sollte beides für die Darstellung in diesem Medium optimiert sein. Auf Basis dieser CI werden dann hochwertige digitale Inhalte erstellt und gemäß dem Targeting ausge­steuert.

Die Digita­li­sierung bietet hier einzig­artige Vorteile: Das Marketing hat einer­seits eine extrem hohe (poten­zielle) Reich­weite und kann anderer­seits sehr indivi­dua­li­siert einge­setzt werden: Cookies und Google Analytics geben Aufschluss darüber, wo sich Nutzer vor dem Besuch der eigenen Webseite aufge­halten haben, und erlauben so ein indivi­du­elles Zuschneiden der Marke­ting­bot­schaft auf die Inter­essen des Users (natürlich alles im Rahmen der gesetz­lichen Vorgaben, wie z.B. der DSGVO). Auch Unter­nehmer, die präzise messen möchten, ob ihr Marketing eine Wirkung zeigt, profi­tieren von einer Digita­li­sierung in diesem Bereich. Denn im Gegensatz zu Zeitungs­an­zeigen oder Fernseh-Werbe­spots lässt sich im Internet viel besser nachvoll­ziehen, welcher User nach dem Ausspielen einer Marke­ting­bot­schaft tatsächlich einen Kauf getätigt hat.

Konkrete Ansprache

Wurden die Zielkunden identi­fi­ziert, werden sie direkt auf einen Kauf des Produkts angesprochen. Im Digitalen kann das (je nach Zielkun­dentyp, Produkt etc.) vieles bedeuten:

  • Ausspielen von Werbe­bannern
  • Empfeh­lungs­bot­schaften in Foren oder auf Social Media setzen
  • Direkt­kontakt per E‑Mail (Newsletter) oder mit Messengern

Im Rahmen einer solchen digitalen Ansprache lassen sich poten­zielle Kunden sehr leicht durch einen Button oder Link direkt zum auf sie zugeschnit­tenen Angebot lotsen, beispiels­weise in den eigenen Online-Shop. Hier startet dann die Customer Journey, an deren Ende im besten Fall der Kauf des Produkts stehen sollte.

Produkt­auswahl und Bestellung / Abgleich mit Lager

Über digitale Shop-Systeme können Kunden direkt das gewünschte Produkt in der nötigen Anzahl auswählen und wenn nötig auch vor dem verbind­lichen Abgeben der Bestellung noch modifi­zieren (Menge ändern, andere Produkte in die Bestellung aufnehmen etc.). In einem weiteren Schritt können dann automa­ti­sierte Prozesse direkt überprüfen, ob die Produkte in der gewünschten Anzahl im Lager vorhanden sind bezie­hungs­weise produ­ziert werden können.

Dem Kunden wird daraufhin wiederum automa­ti­siert angezeigt, welche Liefer­zeit­punkte möglich sind bezie­hungs­weise welche Liefer­op­tionen für die Bestellung wählbar sind. Bestätigt der Kunde die Bestellung abschließend, kann der Vertrag bezie­hungs­weise die Rechnung ebenfalls automa­tisch generiert und dem Kunden zugesendet werden.

Der größte Vorteil der Digita­li­sierung in diesem Bereich liegt also in der Zeit- und Perso­nal­kos­ten­er­sparnis, denn es muss beispiels­weise niemand mehr direkt im Lager nachfragen, wie die Bestände aussehen, und der Endkunde erhält ohne Zeitver­zö­gerung eine Einschätzung des Liefer­zeit­raums.

Materi­al­ver­waltung und ‑bestellung

Dieser Prozess lässt sich zusammen mit dem Lager­ab­gleich automa­ti­sieren: Bestellt ein Kunde ein Produkt, wird die Bestell­menge mit dem Lager abgeglichen. Stellt sich dabei heraus, dass keine ausrei­chende Menge des Produkts auf Lager ist, wird geprüft, ob ausrei­chend Material vorhanden ist, um das Produkt zu fertigen. Ist auch hier nicht ausrei­chend Material vorhanden, wird Material nachbe­stellt – alles voll automa­ti­siert.

Produktion

Sind nicht mehr ausrei­chend Produkte auf Lager bezie­hungs­weise wird eine gewisse Mindest­menge an Lager­be­stand unter­schritten, wird automa­tisch das Signal gegeben, eine vorher spezi­fi­zierte Menge des Produkts herzu­stellen, bis der Auftrag des Kunden befriedigt oder eine Mindest-Lager­menge erreicht wird.

Verpa­ckung und Versand

Ist die Bestellung vollständig produ­ziert, erhält das Lager automa­tisch den Auftrag, die gesamte Charge zu verschicken. Wichtige Infor­ma­tionen wie die Adresse des Kunden werden dabei gleich digital mit weiter­ge­leitet, um Fehler bei der Zuordnung zu vermeiden.

Weitere Digita­li­sie­rungs­po­ten­ziale je nach Unter­nehmen und Geschäfts­modell aufzeigen

Neben unserem exempla­ri­schen Bestell­prozess in einem Produk­ti­ons­un­ter­nehmen lassen sich natürlich noch weitere Möglich­keiten finden, durch Digita­li­sierung Kosten zu sparen und Abläufe zu optimieren:

  • Eine digita­li­sierte Verwaltung wird zur Kontakt-Zentrale, die Kommu­ni­ka­ti­ons­in­fra­struk­turen ohne Zeitver­zö­gerung reali­siert. Darüber hinaus können mittels Cloud-Lösungen Homeoffice-Situa­tionen erleichtert werden. Insbe­sondere wichtig in Krisen­zeiten.
  • Das Perso­nal­ma­nagement kann digitale Werkzeuge zum Suchen, Finden, Überzeugen und Binden neuer Talente nutzen. Gerade in Zeiten des Fachkräf­te­mangels lassen sich so zusätz­liche Poten­ziale im Perso­nal­be­reich auftun.
  • In der Buchhaltung erleichtern automa­ti­sierte digitale Prozesse die Kernarbeit: Von digitalen Rechnungen bis zur automa­ti­sierten Daten­ver­ar­beitung per DATEV werden so Zeit und Kosten gespart, während die Kunden des Famili­en­un­ter­nehmens von schnellen Infor­ma­tionen profi­tieren.

Ihr Fokus bei der Beratung

Das nötige Vorwissen voraus­ge­setzt, können Sie sich mit dem Thema Digita­li­sierung nicht nur durch kompe­tente Beratung von Mensch zu Mensch auf Augenhöhe als Sparrings­partner bei Ihren Unter­neh­mer­kunden etablieren und so deren subjek­tiven Wohlfühl­faktor erhöhen – in einer Branche, in der aus Sicht der Kunden Produkte und Dienst­leis­tungen sich gefühlt gleichen wie ein Ei dem anderen. Sondern auch für sich und Ihr Institut ganz neue Poten­ziale eröffnen:

  • lukrative Versi­che­rungs­ver­träge in den extrem wichtigen Bereichen Cyber­se­curity und Daten­schutz
  • hohe Ertrags­po­ten­ziale im Bereich der Finan­zie­rungs­mittel und Förde­rungswege
  • Anknüp­fungs­punkte für den Private-Banking-Berater, wenn der Unter­nehmer dadurch (noch) stärker Privat­ver­mögen bilden kann
  • Poten­ziale für das Genera­tio­nen­ma­nagement, da Digita­li­sie­rungs­pro­zesse genera­tio­nen­über­greifend und nachhaltig durch­ge­führt werden müssen
  • Ihr Institut bekommt tief gehende Einblicke in die aktuelle Lage des Unter­nehmens – sehr nützlich für die Risiko­prä­vention und ‑beurteilung

Übrigens: In Diskus­sionen zum Thema Digita­li­sierung im Rahmen meiner Seminare und Workshops kristal­li­siert sich jedes Mal aufs Neue heraus: Aufgrund der vielen Abtei­lungen, die im Zusam­menhang mit den Digita­li­sie­rungs­be­stre­bungen einge­bracht werden können, sind Beratungen im Trio sowie Kunden­kon­fe­renzen besonders zur Unter­stützung von Digita­li­sie­rungs­maß­nahmen bei Unter­neh­mer­kunden geeignet. Und sofern alles richtig geplant und durch­ge­führt wird, profi­tieren sowohl die Unter­nehmen als auch Ihr Institut davon.

Mein Rat ist also: Eignen Sie sich einen Wissens­korpus zur Digita­li­sierung an und prüfen Sie frühzeitig, in welchen Bereichen dieser bei Ihren Unter­neh­mer­kunden tatsächlich das Geschäfts­modell positiv beein­flusst. Liefern Sie darauf aufbauend eine kompe­tente Beratung von Mensch zu Mensch zu dem Thema, dann platzieren Sie sich schnell als kompe­tenter Sparrings­partner und erzeugen zusätz­liche Erträge für Ihr Institut und Ihre Unter­neh­mer­kunden.

Kontakt

Dirk Wiebusch
info@ifuf.de

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