Die Round-Table-Veranstaltung: Vielfalt auf dem Programm | Unternehmerveranstaltungen erfolgreich gestalten (10/13)

Eine große Anzahl an Informationen, in kürzester Zeit vermittelt von unterschiedlichen Speakern – das ist das Ziel der Round-Table-Veranstaltung. Gäste werden auf kleine Gruppentische verteilt und erhalten in diesem persönlichen Setting Vorträge von reihum wechselnden Speakern. Eine höchst dynamische Unternehmerveranstaltung nach den Regeln des Speed-Datings – nur mit weniger weitreichenden Konsequenzen.

Sichere Planung sorgt für einen reibungslosen Ablauf

Die Größe einer Round-Table-Veranstaltung kann problemlos skaliert werden: Bei je maximal 6 Gästen an jedem Tisch lassen sich Anordnungen (Layouts) aus 3, 6 oder 9 Tischen erzeugen. Dazu kommt pro Tisch ein Speaker.

Welche Speaker passen zum Speed-Dating für Familienunternehmer?

Um die Dynamik der Veranstaltung aufrecht zu erhalten, wechseln die Speaker alle 20 Minuten von einem Tisch zum nächsten. Dementsprechend müssen sie in der Lage sein, ihre Informationen präzise aber zeitsparend vorzutragen. Wirklich gute Speaker bieten sogar in 10 Minuten ausreichend Informationen, um noch eine lebendige 10-minütige Diskussion am Tisch anzustoßen.

Eine Frage des Layouts

Runde Tische fördern unkomplizierte Diskussionen und vermeiden striktes Hierarchiedenken bei den Gästen. Stellen Sie diese Tische außerdem alle im selben Raum in der Bank auf, verhindert dies Verwirrungen beim fliegenden Wechsel der Speaker.

Sie können außerdem Themen-Tische aus gleichartigen Gästen bilden, um die Vorträge präziser auf die jeweilige Branche anzupassen. Dazu lassen Sie Gäste im Vorfeld auf Fragebögen 3 Themen ankreuzen, für die sie sich interessieren. Rotieren Sie dann die Speaker nur innerhalb thematisch passender Tischgruppen, können Sie auf ein- und derselben Veranstaltung individuell relevante Mehrwerte bieten.

Feste Strukturen für nahtlosen Ablauf

Round-Table-Veranstaltungen sollten relativ straff organisiert werden, denn der kontinuierliche Wechsel mehrerer Speaker zwischen den Tischen muss reibungslos vonstatten gehen. Ich empfehle folgenden Ablauf:

9:00 bis 9:30 – Begrüßung und Erklären der Prozedur
9:30 bis 10:35 – Runde 1 (3 Vorträge je Tisch und 5 Minuten Puffer)
10:35 bis 11:00 – Pause mit Häppchen
11:00 bis 12:05 – Runde 2 nach bekanntem Muster
12:05 bis 13:00 – Mittagessen (Buffet für ungezwungene Stimmung)
13:00 bis 14:05 – Runde 3 nach bekanntem Muster
14:05 bis 14:30 – Abschließendes „Come-Together“

Finden sich nur genug geeignete Referenten für 6 oder 3 Tische, kann man einzelne Vortragsrunden aus dem Ablauf herausnehmen – und soll die Veranstaltung nachmittags stattfinden, wird die Struktur einfach auf den Zeitraum zwischen 14:00 und 19:30 übertragen.

Als Veranstalter ist es Ihre vornehmliche Aufgabe, den Wechsel der Speaker zu koordinieren: Sagen Sie 5 Minuten und 1 Minute vor jedem Wechsel die Zeit an, damit sich die Speaker daran orientieren können. Ist es dann Zeit für die Rotation, läuten Sie diese mit einem lauten Klingeln ein – das sorgt für eine einzigartige Dynamik und gute Stimmung.

Neun Vorträge in drei Stunden

Die Round-Table-Veranstaltung ist ideal geeignet, um ein breites Spektrum an Informationen zu übermitteln, ohne dabei die Aufmerksamkeit der Anwesenden zu überlasten. Gäste erhalten echte Mehrwerte, während Speaker ihre Qualitäten einem breiten Publikum vorstellen können.

Die Round-Table-Veranstaltung kann außerdem zur thematischen Orientierung oder als Vorgeschmack auf längere, tiefgreifendere Vorträge dienen. Beispielsweise zur idealen Vorbereitung auf die „Unternehmerwoche“, die ich Ihnen im kommenden Artikel näher beschreiben werde.